Modalità invio fatture

Si comunica che a partire dal 1 gennaio 2015 Fincantieri adotta la modalità di conservazione sostitutiva dei documenti contabili relativi a tutti gli ordini emessi nei vostri confronti. Pertanto tali documenti dovranno essere intestati a

FINCANTIERI S.P.A.– VIA GENOVA, 1 – 34121 TRIESTE

(come già previsto dalle condizioni generali) e successivamente inviati alla scrivente con le modalità sotto descritte. Le fatture, le note credito e i relativi allegati devono essere inviati all’indirizzo e-mail

FC.fornitori@fincantieri.it

I documenti dovranno pervenire in formato PDF/A. Ogni file dovrà contenere una sola fattura o nota di credito (completa di eventuali allegati), mettendo rigorosamente in testa la fattura o la nota di credito e a seguire gli allegati eventuali. In alternativa può essere utilizzato il formato PDF se contenente la sola immagine del documento da inviare (es. scansione).

Sono allegabili alla fattura o alla nota di credito solamente le Comprovanti Lavori. Vi preghiamo di non inviare documenti estranei ai fini della contabilizzazione (DDT, copie e conferme ordini, certificati di proprietà, atto di notorietà, etc.).

Nel produrre il file, in formato PDF o PDF/A, è necessaria particolare attenzione alle modalità di digitalizzazione:

• ISO 19005-1:2005 è uno standard ISO pubblicato il 1º ottobre 2005[1]
• La risoluzione di scansione non dovrà superare i 300 DPI
• Ruotare correttamente l’immagine
• Possibilmente nominare il file con la vostra ragione sociale e numero documento (un esempio, DittaMarioBianchi-533-2014.pdf)
• Nel nome del file, non utilizzare caratteri speciali quali: /<slash>, \<reverse slash>, |<pipe>, “<double quote>, ‘<quote>, ?, *, $, %, &, <space>
• Evitare se possibile il formato immagine color
• Impostare la tonalità di grigio 16 grigi
• Eliminare dal file eventuali macro,script o bookmark
• Eliminare dal file qualunque riferimento ad elementi esterni ad esso
• Evitare di proteggere il file e di apporre firme digitali

Ogni file non dovrà superare la dimensione di 3 MB. Diversamente i vostri documenti digitali non saranno processabili in maniera automatica, che assicura una maggiore velocità di registrazione.

L’inoltro delle fatture via mail consentirà di ridurre sensibilmente i tempi di trasmissione e ricezione e renderà più veloci il controllo e la contabilizzazione delle fatture.

Per una corretta produzione di documenti in formato PDF/A consigliamo di far riferimento alla normativa disponibile al sito www.agid.gov.it, supplemento ordinario n. 20 alla GAZZETTA UFFICIALE, con particolare riferimento ai formati ammessi (capitolo 5).

La casella di posta elettronica è destinata alla ricezione di sola documentazione contabile. Ogni altra comunicazione non verrà processata.

Qualora non fosse possibile utilizzare il canale mail le fatture, le note di credito e i relativi allegati, intestate a FINCANTIERI S.P.A.– VIA GENOVA, 1 – 34121 TRIESTE potranno essere inviati al seguente indirizzo:

Fincantieri S.p.A.
Casella Postale n. 307
34074 Monfalcone

La casella postale è destinata alla ricezione di sola documentazione contabile.

Con l’occasione vi ricordiamo di voler sempre indicare sulle fatture e sulle note credito le consuete informazioni previste dalla normativa fiscale e utili all’individuazione dell’operazione. Tra gli elementi richiesti ricordiamo:

• Numero e posizione d’ordine (anche in caso di nota di credito)
• Indicazione dell’Unità Operativa presso cui è stata resa la prestazione o effettuata la fornitura
• Numero di SAL ove contrattualmente previsto
• Partita Iva comunitaria
• Numero e data fattura
• Divisa di riferimento

Disposizioni sulla comunicazione dell’IBAN

Il D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 11 ha recepito nel nostro ordinamento la Direttiva Europea 2007/64/CE istituendo, tra l’altro, l’adozione dell’IBAN quale unico identificativo per l’esecuzione dei bonifici; in tal senso gli istituti bancari si limiteranno a verificare che il numero IBAN sia esistente e formalmente corretto, non verificando più la corrispondenza tra il beneficiario del pagamento ed il titolare del conto cui l’IBAN si riferisce. Ciò comporta la revisione delle procedure previste per la comunicazione di variazione dell’ IBAN della banca preferenziale e/o di eventuali canalizzazioni e mandati a firma del fornitore, inoltrati sia da quest’ultimo che tramite la banca incaricata dell’incasso.

Tali comunicazioni saranno ritenute valide dalla nostra Società esclusivamente se ricevute mediante comunicazione scritta su carta intestata del fornitore, sottoscritta in originale dal legale rappresentante, con l’indicazione, a mezzo timbro o in formato testo, del nome, cognome e carica del legale rappresentante firmatario. In allegato a tale comunicazione, dovrà essere inviata copia di un documento d’identità del soggetto firmatario.

In carenza anche di una sola delle indicazioni richieste, la comunicazione non sarà presa in carico e la nostra Società continuerà ad effettuare eventuali pagamenti sulla base degli IBAN preesistenti.

Alcune indicazioni in materia di Intrastat

In vista delle nuove disposizioni in materia di conservazione sostitutiva dei documenti e nello specifico la normativa fiscale che riguarda l’INTRASTAT fra ditte che addebitano merci e servizi comunitari, si richiede ai fornitori di indicare in fattura alcune informazioni necessarie per l’espletamento degli obblighi Intrastat.

Nel caso di forniture intracomunitarie di beni risultano necessari:

• Unità di misura
• Peso fornitura
• Codice TARIC
• Origine e provenienza della merce
• Unità Operativa di destinazione della merce

Nel caso di servizi intracomunitari risultano necessari:

• Codice identificativo relativo al servizio fornito
• Unità Operativa di destinazione del servizio/prestazione

All’indirizzo www.fincantieri.com, sezione Fornitori, sono riportate tutte le informazioni relative a contatti e solleciti, nonché le modalità di invio a Fincantieri di altre comunicazioni e dati sensibili.

Grazie per l’attenzione.

[1] Lo standard non definisce un metodo di archiviazione o un obiettivo d'archiviazione; identifica, invece, un "profilo" per i documenti elettronici che assicura che i documenti possano essere riprodotti esattamente allo stesso modo negli anni a venire. Un elemento chiave di questa riproducibilità è il requisito che i documenti PDF/A siano completamente "auto-contenuti": tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento devono essere incorporate nel documento stesso. Queste comprendono tutti i contenuti (testi, immagini raster e grafica vettoriale), i caratteri, i colori e le informazioni. Un documento PDF/A non deve fare uso di informazioni provenienti da fonti esterne (ad esempio il carattere del programma e collegamenti ipertestuali). Qui di seguito alcuni ulteriori elementi di compatibilità:

• Contenuti audio e video sono vietati
• Javascript ed invocazioni di file eseguibili sono vietate
• Tutti i caratteri devono essere incorporati e devono poterlo essere senza limiti di copyright. Questo vale anche per quelli standard PostScript, come i caratteri Times o Helvetica
• Gli spazi dei colori sono specificati in un modo indipendente dal dispositivo
• La crittografia è soppressa